Telema EDI un eFlow lietošanas instrukcija

Telema EDI (Electronic Data Interchange) ir uz vienotiem standartiem balstīts elektronisko dokumentu apmaiņas process, no vienas datorsistēmās uz otru, bez cilvēka iejaukšanās. Šis pakalpojums ļauj sūtīt elektroniskos dokumentus, t.sk., pasūtījumus un rēķinus. Telema garantē, ka dokumenti sasniegs pareizo adresātu, pareizā formātā un pareizā laikā.

Telema eFlow ir interneta vietne iepirkuma rēķinu elektroniskai apstiprināšanai un izmaksu iegrāmatošanai. Lai izmantotu eFlow, jums vajadzēs savienot sava uzņēmuma uzskaites sistēmu ar Telema EDI sistēmu.

Ieguvumi

• Ātrāka noliktavas un finanšu dokumentu apstrāde;
• Augstāka klientu apmierinātība;
• Augstāka piegādes precizitāte;
• Īsāks piegādes laiks;
• Vienmērīgāka loģistika;
• Mazāk kļūdu.

 Kā darbojas Telema EDI

1. Pircējs ievada pasūtījumu grāmatvedības sistēmā Jumis +
2. Telema pasūtījumu automātiski pārsūta, to konvertējot formātā, kas ir saprotams piegādātāja uzskaites programmai =
3. Piegādātājs var apstrādāt pasūtījumus savā uzskaites programmā.

 Kā darbojas Telema eFlow

1. Klients saņem piegādātāja rēķinus Telema eFlow sistēmā
2. Klients veic rēķina grāmatojumus, piesaistot kontus un dimensijas (ja nepieciešams) katrai grāmatojuma rindai
3. Importē rēķinus Jumī kā finanšu dokumentus

Konfigurēšana sistēmā Jumis

Lai pieslēgtos Telema EDI vai eFlow nepieciešams:

1. Noslēgt līgumu ar Telema AS par elektroniskās dokumentu aprites pakalpojumu lietošanu;
2. Pēc līguma noslēgšanas ar Telema, lietotājiem tiks izveidota piekļuve Telema eFlow pakalpojumam un sistēmas galvenajam lietotājam tiks piešķirta piekļuve pieslēguma datiem. Tie būs atrodami sadaļā Uzstādījumi -> Kanāli, kur būs iespējams atrast gan “Kanāla ID”, gan “API atslēgu”. Telema pieslēguma punktu adreses:

Produkcijas vide: https://api.telema.com/edi/api/v1

3. Pieslēguma konfigurēšana:

1.solis — konfigurēšana Jumī

Saņemot no Telema AS nepieciešamos datus, jāveic pieslēguma konfigurēšana sistēmas Jumis loga Konfigurācija cilnē Savienojumi, ieliekot pazīmi Izmantot jauno savienojumu ar Telema EDI 

• Kanāla ID — atrodami Telema Portālā vietnē Uzstādījumi -> Kanāli 
• API atslēga — atrodami Telema Portālā vietnē Uzstādījumi -> Kanāli
• Telema tīmekļa servisa adrese — norādīta aprakstā.

2. solis — Ja uzņēmumam ir reģistrēts GVN (Globālās vietas numurs), tad tas jānorāda šajā laukā, ja šāda numura uzņēmumam nav, tad Telema AS izsniegs alternatīvu identifikācijas numuru, kuru jānorāda šajā laukā. Lai varētu nosūtīt un saņemt dokumentus Telema EDI/eFlow sistēmā, GVN laukam jābūt aizpildītam.

3.solis — Partnera pazīmes norādīšana — lai varētu nosūtīt un saņemt dokumentus Telema EDI sistēmā, partnera kartītē iesaistītajiem partneriem:

• jāieliek pazīme Telema partneris  un
• jānorāda partnera GVN kods

• adresēs jānorāda piegādes vietas kods GVN (Globālās vietas numurs)

Katrai piegādes vietas adresei

Pēc iestatījumu norādīšanas var sākt darbu ar Telema EDI/eFlow.

Dokumentu nosūtīšana uz Telema EDI

Sagatavoto dokumentu nosūtīšana notiek sekojoši:

1. Jābūt korekti aizpildītiem datiem Konfigurācijā, pretējā gadījumā informāciju nosūtīt nebūs iespējams

2. Dokumentam jābūt vismaz ar pazīmi Ievadīts (dokumentu ar pazīmi Iesākts nosūtīt nevarēs);

3. Dokumentā obligāti jābūt norādītam Piegādes datuma laukam;

4. Dokumentā obligāti jābūt norādītam Apmaksas termiņa datumam;

5. Pārējo lauku aizpildīšanu nosaka Latvijas likumdošana;
6. Pēc pavadzīmes aizpildīšanas un statusa norādīšanas to var nosūtīt izmantojot pogu rīkjoslā Sūtīt

7. Ja nepieciešams, pavadzīmes uz Telema EDI var nosūtīt arī masveidā.  To var izdarīt divējādi:

1. Sistēmas lentes joslā cilnē Noliktava nospiežot pogu Nosūtīt dokumentus

Tiks atvērts logs, kurā tiek uzrādīts saraksts ar pavadzīmēm, kas ir gatavas sūtīšanai

2. Noliktavas dokumentu sarakstā, nospiežot pogu Rīki, nolaižamajā sarakstā izvēloties Nosūtīt, izmantojot dokumentu apmaiņas sistēmu

Tiks atvērts logs, kurā tiek uzrādīts saraksts ar pavadzīmēm, kas ir gatavas sūtīšanai, kā arī saraksts ar pavadzīmēm, kuras ir izslēgtas (piemēram, jau ir bijušas nosūtītas vai pavadzīmes datums ir vecāks par diviem mēnešiem)

Ja kādu no pavadzīmēm sūtīt nav nepieciešams vai, tieši otrādi, jāaizsūta kāda no iepriekš sūtītajām pavadzīmēm, tās no viena loga otrā pārvietojamas ar bultiņām (bultiņu darbības aprakstītas elektroniskajā rokasgrāmatā Palīgs)

8. Pēc pavadzīmes veiksmīgas nosūtīšanas tiks atvērts paziņojums

9. Ja pavadzīme jau iepriekš bijusi nosūtīta, tiks atvērts paziņojums

10. Lai atrastu iepriekš sūtītās vai nosūtāmās pavadzīmes, noliktavas dokumentu sarakstā izveidots jauns atlases nosacījums Speciāls filtrs – dokumentu apmaiņas sistēmas statuss

Dokumentu saņemšana no Telema EDI/eFlow

Lai elektroniski saņemtu pavadzīmes un rēķinus, sistēmas lentes joslā cilnē Noliktava nospiežot pogu Saņemt dokumentus tiks atvērts Jumja standarta importa XML vednis, kurā jāizvēlas, kāda veida dokumenti tiks importēti – pavadzīmes vai finanšu dokumenti.