Atlikumi un jaunās datubāzes veidošana

Pēc tam, kad veikta uzņēmuma grāmatvedības uzskaite un iepriekšējais gads noslēgts – izveidota bilance var dalīt datu bāzi. Atlikumu veidošanu (gadu atdalīšanu) veido Sākumprogrammā cilnē Rīki sadaļā Atlikumu veidošana.

Lai veiktu atlikumu veidošanu un lai šis process neradītu iepriekš negaidītas datu izmaiņas, atlikumu veidošana jāveic secīgi.

Automātiskā dalīšana

Atlikumu veidošanu (gadu atdalīšanu) veido Sākumprogrammā cilnē Rīki sadaļā Atlikumu veidošana.

Lai veiktu atlikumu veidošanu un lai šis process neradītu iepriekš negaidītas datu izmaiņas, atlikumu veidošana jāveic secīgi.

1. Pārliecinieties, vai visas pavadzīmes, kas veidotas pirms datuma, uz kuru paredzēta atlikumu veidošana, ir apstiprinātas. Atlikumu dokumentā tiks ņemtas vērā (un izdzēstas no datiem) tikai apstiprinātās pavadzīmes.
2. Pārliecinieties, vai visiem grāmatvedības kontiem, kam tas nepieciešams, ir veikts valūtas kursu svārstību aprēķins. Valūtas kursa svārstību aprēķins noteikti jāizlaiž visiem tiem kontiem, kuriem paredzēts atlikumus aprēķināt valūtā.
3. Jāizdzēš valūtas kursu svārstību dokumenti tiem kontiem, kam paredzēta atlikumu veidošana pa valūtām.
   

   Dzēšanu var veikt no valūtas kursu svārstību aprēķina formas, izvēloties dzēst iepriekš aprēķinātās svārstības. Jānorāda konti, kuriem izdzēšana nepieciešama. Valūtas kursa svārstības ir jāizdzēš līdz atlikumu veidošanas datumam.

4. Ieteicams izdrukāt virsgrāmatu eiro un valūtās uz datumu, uz kuru esat nolēmuši veidot atlikumu dokumentu un salīdzināt atskaites ar informāciju pēc atlikumu veidošanas. Tā Jūs varēsiet pārliecināties par to, ka process ir veikts korekti.

Atlikumu veidošanu var veikt tikai no datu servera datora un tikai lietotājs ar administratora tiesībām.

Atlikumu veidošanas procesa apraksts

Jūs varat izvēlēties uz kādu datumu veidot atlikumus (ieteicams uz gada beigām) un vai vēlaties vienlaikus veidot atlikumus noliktavas un grāmatvedības dokumentiem.

Ja veidojat atlikumus noliktavas dokumentiem, tad iespējams norādīt:

• vai vēlaties aprēķināt preču atlikumus atsevišķi par katru piegādātāju;
• vai vēlaties saglabāt iepirkšanas cenas oriģinālajā valūtā vai arī pārrēķināt uz eiro.

Ja savā darbā neizmantojat informāciju par piegādātājiem un/vai valūtas cenas, tad ieteicams šīs iespējas neizmantot, jo tas lieki palielinās atlikumu dokumentu daudzumu un sarežģīs turpmāko darbu.

Veidojot grāmatvedības atlikumus, varat norādīt, vai vēlaties saglabāt maksājuma uzdevumus, un avansu norēķinu dokumentus līdz atlikumu veidošanas datumam. Šo dokumentu kontējumi jebkurā gadījumā netiks saglabāti.

Veidojot grāmatvedības atlikumus, noteikti jānorāda konti, kuriem atlikumi būs pa valūtām un kuriem pa partneriem.

Atkarībā no ievadīto datu apjoma un datora resursiem, atlikumu veidošanas process var ilgt no vairākām minūtēm līdz vairākām stundām. Šajā laikā nav vēlams, lai kāds lietotājs mēģinātu strādāt ar sistēmu.

Jānorāda, kuriem kontiem atlikumu dokumenti būs nepieciešami valūtās un kuriem pa partneriem. Parasti atlikumus pa partneriem un valūtām veido kontiem 2310 un 5310, bet pa valūtām visiem valūtas kases un bankas kontiem. Papildus iespējams saglabāt informāciju par darbinieku/aģentu, kas saistīts ar finanšu operāciju un kontējuma budžeta pozīciju.

Ja sistēmā būs nepietiekama valūtu kursu informācija atlikumu izveidošanai, tos prasīs norādīt.

Pirms gadu atdalīšanas, ieteicams izdrukāt virsgrāmatu, lai, pēc gadu atdalīšanas veiktu atlikumu salīdzināšanu un pārliecinātos, ka visi atlikumi pārnesti korekti.

Piemērā var redzēt, kādas summas veidosies kontu atlikumu dokumentu veidošanas laikā, izmantojot dažādus uzstādījumus.

Piemērs:

Kontā 2310. partnerim A 20XX. gada 15. maijā izrakstīta pavadzīme par 1000 USD, tajā dienā valūtas kurss bija 0.596.

17. augustā, kad USD kurss bija 0.603 tika izrakstīta pavadzīme partnerim B par 200 USD.

20XX. gada 31. decembrī USD kurss bija 0.569

Ja kontam nav veikts valūtas kursa svārstību aprēķins, virsgrāmatā eiro katra summa tiek pārrēķināta uz eiro pēc tās dienas kursa, kad tā ir ienākusi. Piemērā konta atlikums 31.12.20XX., ja nav veikts valūtas kursa svārstību aprēķins, būs 716.60 EUR. Valūtas kursa svārstību veidošanas laikā tiek saformēti dokumenti, kas nodrošina, ka summa ir vienāda ar valūtas atlikuma summas pārrēķinu uz eiro pēc beigu datuma. Tātad piemērā minētajā gadījumā virsgrāmatā eiro uz 31.12.20XX., ja veikts valūtas kursa svārstību aprēķins, būtu 682.80, kas arī vienāds ar kopējās konta atlikuma summas 1200 USD pārrēķinu uz eiro pēc 31.12.20XX. kursa.

* valūtas kursu informācija nav reāla un ir izmantota tikai piemēra izveidošanai

Procesa soļi

1. solis - Nosacījumi

Sākumprogrammā cilnē Rīki jāatver sadaļa Atlikumu veidošana

• Jānorāda lietotājvārds ar administratora tiesībām, parole un datubāze, kurai tiks veikta atlikumu veidošana (gadu atdalīšana)
  
  

  Datubāzi var izvēlēties nospiežot uz bultiņas, un izvēloties no nolaižamā saraksta vai izvēloties no opcijas Izvēlēties no saraksta, kas atvērs logu ar datu bāzēm

• Jānorāda periods, uz kura beigām veikt atlikumu veidošanu, un papildus nosacījumi — vai jāaprēķina noliktavas un/vai finanšu atlikumi
  
  

  Ja kādus no atlikumiem veidot nav nepieciešams — jāattīra rūtiņa .

• Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

2. solis - Kopijas eidošāna

Sistēma piedāvās izveidot papildus datu bāzi, kurā tiks saglabāti oriģinālie dati, kādi bija pirms atlikumu veidošanas, kā arī pieslēguma izveidošanu jaunajai datu bāzei. Šo kopiju var neveidot, jo procesa sākumā tā jau tika izveidota.

Ja kāda no opcijām nav nepieciešama — jāattīra rūtiņa .

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

3. solis - Preču atlikumi

Jānorāda, kā veidot atlikumus precēm

Ja 1.solī ir notīrīta rūtiņa  Aprēķināt un izveidot noliktavas atlikumus — trešā soļa darbības nebūs aktīvas.

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

4. solis - Saglabāšana

Jānorāda, kādu informāciju saglabāt — ja nepieciešams saglabāt apmaksas kontroli, pazīmei jābūt norādītai .

Ja vēlaties saglabāt maksājumu uzdevumus un avansu norēķinus — rūtiņa jāattīra .

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

5. solis - Kontu atlikumi

Šajā solī jānorāda, kādiem kontiem un pēc kādiem principiem, nepieciešams veidot kontu atlikumus:

• valūtās - atlikumi tiks izveidoti saglabājot iepriekš norādīto valūtu, ja tie nav eiro;
• partneri - atlikumi tiks izveidoti saglabājot informāciju pa partneriem;
• aģenti - atlikumi tiks izveidoti saglabājot informāciju pa darbiniekiem/aģentiem, ja tāda informācija dokumentā norādīta;
• budžeta pozīcijas - atlikumi tiks izveidot finanšu dokumentā saglabājot informāciju par norādītajām budžeta pozīcijām.

Logs sastāv no divām cilnēm:

• Bilances konti;
• Operāciju konti.

Katra no cilnēm jāapstrādā atsevišķi. Ja datu bāzē pirms tam ir veikta bilances sastādīšana un slēgti operāciju konti, tad cilnē Operāciju konti nekādas darbības nav jāveic.

Lai ātrāk un ērtāk ielikt pazīmes, var izīmēt nepieciešamos laukus un atzīmēt ieliekot pazīmi  laukā Ar tabulas iezīmētajiem (tādā pat veidā var izņemt pazīmes masveidā)

Lai saglabātu informāciju par kontu atlikumu norādīšanu, sarakstu var:

- kontu saraksts ar norādītajām pazīmēm tiks izdrukāts. Šajā solī var norādīt, lai saraksts tiek saglabāts PDF formātā.

- eksportēt uz Microsoft Excel

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

6. solis - Valūtu kursi

Šajā solī jānorāda nepieciešamie valūtu kursi atlikumu veidošanas dienā. To var izdarīt manuāli vai noalasot no interneta:

Ja tabulā valūtu kursi jau norādīti, tas nozīmē, ka datu bāzē jau ir atbilstošs valūtas kurss norādītajā datumā

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Tālāk.

7. solis - Apstiprinājums

Šis ir pēdējais solis pirms atlikumu veidošanas, ja vēlaties turpināt, apstipriniet darbību ar paroli

Lai turpinātu darbu — jānospiež poga Apstiprināt. Sistēma sāks atlikumu veidošanas procesu.

Datu apstrādes process ir atkarīgs no datu apjoma un datora veiktspējas (apstādināt procesu nedrīkst)!

Datu dzēšana

Ja nav nepieciešama automātiskā atlikuma veidošana, tad ar Sākumprogrammas palīdzību var izdzēst visu lieko informāciju no jaunās datu bāzes. Datu dzēšanas iespējas Sākumprogrammā cilnē Rīki sadaļā Datu dzēšana.

Datu dzēšanu var veikt tikai no datu servera datora un tikai lietotājs ar administratora tiesībām.

Lai datu dzēšanu veiktu, jānorāda lietotājvārds ar administratora tiesībām, parole un datu bāze (par datu bāzes norādīšu aprakstīts iepriekš). Formā jāatzīmē , kāda informācija jādzēš.

Tiks izdzēsti visi norādītie dokumenti, laika intervālu norādīt nevar!