Kā nosūtīt pavadzīmes/rēķinus un e-rēķinus e-pastā?

Lai būtu iespējama dokumentu un e-rēķinu nosūtīšana e-pastā, datorā jābūt instalētai un nokonfigurētai e-pastu sūtīšanas programmai Microsoft Outlook vai Mozilla Thunderbird.

Lūdzam ņemt vērā, e-pastu sūtīšanas programma Outlook new neatbalsta e-pastu nosūtīšanu no Jumis datubāzes.

Lai e-pastu sūtīšanas funkcija Jumī būtu aktīva, atveram datubāzē sadaļu Sistēmas iestatījumi -> Konfigurācija -> Noliktava -> Pavadzīmju sūtīšana e-pastā -> atzīmējam pazīmi Izmantot pavadzīmju sūtīšanu e-pastā

Mapes veidošana

Lai būtu ērtāk strādāt ar pavadzīmju izsūtīšanu e-pastā, ieteicams izveidot atsevišķu mapi, kurā uzkrāt nepieciešamos dokumentus:

• Pavadzīmes veidni;
• Pavadzīmes PDF failus;
• E-rēķinu failus XML formātā;
• E-pasta teksta failu body.html formātā.

Veicot pavadzīmes sūtīšanu e-pastā, par katru pavadzīmi tiek ģenerēts PDF formāta fails un e-rēķins XML formātā. Šie faili tiek saglabāti sūtītāja norādītajā mapē C diskā vai datu serverī. Tāpēc iepriekš izveidotajā mapē ar pavadzīmju sūtīšanai nepieciešamajiem failiem, nepieciešams izveidot papildus mapi ar nosaukumu “temp”, kurā izveidotos dokumentus uzglabāt, līdz tie tiks nosūtīti.

Konfigurācijas lauku apraksts

Lai pavadzīmes un rēķini tiktu automātiski izsūtīt e-pastā, nepieciešams Konfigurācijā aizpildīt nepieciešamos laukus:

E-pasta sūtītājs - jānorāda e-pasts, no kura tiks izsūtītas pavadzīmes/rēķini. E-pastam ir jāsakrīt ar e-pastu sūtīšanas programmā konfigurēto e-pastu. 

E-pasta tēma - e-pasta tēmas laukā uzrādāmā informācija.

E-pasta teksts - Jānorāda saite uz e-pastā uzrādāmo tekstu. Informācija jāsagatavo tehniskā formātā kā body fails. Ja datorzināšanas nav profesionālā līmenī, ieteicams vērsties pie datorspeciālista, kurš šo failu izveidos! Lauks nav obligāts. Ja fails netiks norādīts – e-pasts tiks nosūtīts bez teksta.

Pielikums (dok.veidne) - jānorāda saite uz pavadzīmes vai rēķina veidni, kas iepriekš jāsaglabā C diskā vai datu serverī. Veidnes formāts “.dot” vai “.dotx”. Informācija par veidnēm pieejama ŠEIT un ŠEIT.

PDF failu veid.temp dir. - saite uz PDF formātā izveidoto pavadzīmju un e-rēķinu saglabāšanas mapi C diskā vai serverī.

Mērvienības

E-rēķinu standarts paredz norādīt mērvienības ar tām atbilstošiem mērvienību kodiem.

Sistēmas Jumis mērvienību saraksts ir papildināts ar jaunu kolonnu, kurā ir jānorāda mērvienības kods, atbilstoši standartam. Ja mērvienību sarakstu esat papildinājuši ar uzņēmumā nepieciešamajām mērvienībām, katrai mērvienībai ir jānorāda mērvienības kods atbilstoši standartam. Pretējā gadījumā, noliktavas dokumentam, kurā ir izmantota mērvienība bez koda vai ar neatbilstošu kodu, nebūs iespējams izveidot e-rēķinu.

Mērvienību saraksts un to kodi atbilstoši e-rēķinu starptautiskajam standartam, pieejams ŠEIT.

Izsūtīšana e-pastā

Lai nosūtītu pavadzīmes/rēķinus e-pastā:

1. Atveram sadaļu Noliktavas dokumenti vai kādu konkrētu noliktavas dokumentu un uzklikšķinām uz pogas Sūtīt;
2. E-pastu nosūtīšanas logā ar ķeksi atzīmējam tos rēķinus, ko vēlamies nosūtīt;
3. Ja nepieciešams, lai tiktu uzģenerēts un nosūtīts arī e-rēķins, pārbaudām vai ir ielikta pazīme pie Izveidot un iekļaut e-rēķinu;
   
4. Spiežam pogu Veidot PDF/e-rēķinu failus;
5. Lai paātrinātu failu veidošanas ātrdarbību, tiks atvērts pirmā izveidotā dokumenta priekšskatījums. Neveram ciet šo priekšskatījuma logu, kamēr netiks pabeigta visu dokumentu ģenerēšana;
6. Pēc PDF failu un e-rekinu ģenerēšanas pabeigšanas, pie visiem dokumentiem kolonnās PDF fails un E-rēķina fails parādīsies ieraksts ar  mapi, kur šie faili ir izveidoti;
7. Kolonnā E-rēķina fails mapes vietā var parādīties ieraksts Kļūda veidojot e-rēķinu. Paziņojumu ar kļūdas skaidrojumu var apskatīties, nospiežot pogu ar dzeltenu mapīti;
   
8. Tā pat, rēķinu PDF un XML failus pirms sūtīšanas var apsktatīties norādītajā mapē, nospiežot pogu ar dzeltenu mapīti kolonnā PDF fails vai E-rēķina fails.
   Jāņem vērā, šajā mapē uzģenerētie PDF un e-rēķinu faili atrodas līdz brīdim, kad tie tiek aisūtīti e-pastā vai tiek aizvērts e-pasta nosūtīšanas logs. Ja nepieciešams, lai tie tiek saglabāti, tad šie faili ir jāpārkopē uz kādu citu mapi pirms to nosūtīšanas;
   
9. Kad tiek pabeigta PDF failu un e-rēķinu ģenerēšana, spiežam pogu Sūtīt e-pastus, lai pavadzīmes/rēķini tiek nosūtīti e-pastā.
   

Biežāk sastopamie paziņojumi un to risinājumi

• Paziņojums norāda, ka dokumentā ir izmantotas neatbilstošas mērvienības. Lai to novērstu, jāpārbauda kādas mērvienības tiek izmantotas dokumentā un vai mērvienību sarakstā ir norādīts mērvienibas kods, atbilstoši e-rēķinu standartam.
• Paziņojums norāda, ka dokumentā ir norādīta natbilstoša kopsummas aprēķina metode. Lai to novērstu, ir jāpārbada kā tiek rēķinātas kopsummas dokumentā. E-rēķinu standarts paredz, ka kopsummas ir rēķināmas no cenas.
  
  
  Noklusēto kopsummu aprēķinu metodi var mainīt sadaļā Sistēmas iestatījumi -> Konfigurācija -> Noliktava -> laukā Noliktavas dokumentos kopsummas rēķināt no jāizvēlas vērtība “Cenas”
  
  Tā pat kopsummu aprēkinu metodi var mainīt arī pašā dokumentā
  
  
• Paziņojums norāda, ka dokumentā nav norādīta saņemšanas vieta jeb partnera adrese. Lai to novērstu, norādiet dokumentā partnera blokā Saņemšanas vietu ar roku vai arī Partnera kartītē norādiet piagādes adresi un atjaunojiet informāciju dokumentā.
  
• E-rēķinu standarts paredz, ka, ja uzņēmums, kas izraksta pavadzīmi/rēķinu, nav PVN maksātājs, partnerim arī nav jābūt norādītam PVN numuram. Šajā gadījumā nepieciešams partnera kartītē dzēst partnera PVN numuru, atjaunot datus noliktavas dokumentā un dzēst PVN numuru.