Kādam nolūkam nepieciešams datus konvertēt?

Pārejot no kādas grāmatvedības sistēmas uz Jumi, būs iespējams ieimportēt Jumī:

• Partneru kartītes;
• Preču kartītes;
• Finanšu dokumentus;
• Noliktavas dokumentus;
• Banku sarakstu.

Datiem jābūt sagatavotiem XLSX tabulā ar atbilstošiem laukiem.

Datu tabula XLSX formātā jāieimportē caur Jumis datu bāzi sadaļu Konfigurēšana -> Jumis datu imports

 

Piemēru dokumenti

Pirms Excel dokumentu importēšanas Jumī tie jāpārveido par Jumim nolasāmiem XLSX dokumentiem. 

Lai pārveidošana būtu veiksmīga, sagatavoti vienkāršoti un strukturēti Excel piemēri ar dažādiem kolonnu izkārtojumiem.

 

Excel piemēros kolonnu nosaukumi atbilst lauku nosaukumiem XML dokumentā, kas tiks importēts Jumī. Ar sarkanu fonu iekrāsoti minimālie obligātie lauki. Atsevišķiem laukiem komentārā pievienots neliels skaidrojums.

 

Saistītie lauki

Jāņem vērā, ka daži lauki tabulās ir savstarpēji saistīti, piemēram: “Dokumenta papildinformācijas nosaukums” un “Dokumenta papildinformācija”. Ja tiek aizpildīts vien no laukiem, obligāti jāaizpilda arī otrs.

Pazīmes

Jumī kartītēs ir lauki, kuriem jāieliek pazīme  vai arī lauks jāatstāj tukšs. Aizpildot Excel tabulu, ieteicams apskatīties vai šo lauku nepieciešams aizpildīt vai nē.

Jāņem vērā, ko nozīmē katra pazīme:

1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota

0 – lauks būs tukšs

Aprakstā obligāti aizpildāmie pazīmju lauki ir aprakstīti. Ja pazīme nav ievietota – vienmēr eksportēšanas brīdī, tiks piemērota noklusētā vērtība .

 

Vienkāršotie piemēri

Vienkāršotajos piemēros visas bloka kolonnas sakārtotas vienā Excel lapā. Vienkāršotajos piemēros katram blokam iespējams pievienot tikai vienu rindiņu katrā apakšblokā.

Piemēram, katram partnerim iespējama tikai viena adrese, bankas konts, kontaktpersona un PVN numurs. 

Ja nepieciešams vairāk, jālieto strukturētais piemērs.

 

Strukturētie piemēri

Strukturētajos piemēros galvenās bloka kolonnas izkārtotas pirmajā Excel lapā. 

ID numurs

Tajā kā pirmā kolonna ir bloka ID numurs. Nākamajās lapās izvietoti bloka saistītās informācijas apakšbloki. Katram apakšblokam obligāti jānorāda pirmās lapas rindiņas bloka ID numurs. Strukturētajos piemēros izvietotas visas datu kolonnas, kādas Jumis spēj apstrādāt.

Ja programma, no kuras dati tiek eksportēti Excel formātā ID numurs netiek izgūts un tabulā ievietots, katrs lietotājs pats var to izveidot (piešķirt) vienkārši, sanumurējot partnerus, preces pieaugošā kārtībā. Excel tabulā izveidotais ID numurs Jumī netiek importēts. Tas nepieciešams tikai saistītās informācijas atpazīšanai.

Piemēram, partneru blokam kā apakšbloki ir partneru adreses, bankas konti, kontaktpersonas un PVN numuri. Pirmajā Excel lapā ir kolonna Partnera ID un katrā apakšbloka Excel lapā ir tāda pati. Tādējādi, pievienojot vienu rindiņu partnera lapā ar Partnera ID 1 un vairākas rindiņas partnera adreses lapā, kur katrai ir Partnera ID 1, tiks izveidots partneris ar vairākām adresēm.

 

Dokumentu importēšana

Kad Excel dokuments izveidots un saglabāts, tas jāimportē datu bāzē.

Lai to izdarītu, jāpāriet uz sadaļu Konfigurācija -> Jumis datu imports un Datu veids jāizvēlas Excel, norādot Datu importa fails – Excel fails, kuru sagatavojat.

 

Datu nesakritība

Importēšanas soļi Jumī aprakstīti elektroniskajā rokasgrāmatā Palīgs.
Importējot datus, visticamāk, tiks atvērti dažādi logi, kuros jānorāda atbilstība ar Jumī esošajiem sarakstiem, laukiem utml.

 

Ja atbilstošās informācijas Jumī nav, tā jāizveido. Nospiežot pogu , tiks atvērts atbilstošais saraksts, kurā jāizveido ieraksts.

 

Lai izveidotais ieraksts tiktu uzrādīts nolaižamajā sarakstā, jānospiež poga .

 

Papildinformācija

Visos sarakstos ierakstu rindiņai Jumī iespējams norādīt dažādu papildinformāciju (sīkāk skatīt Palīgs). Arī Excel tabulā iespējams norādīt nepieciešamo papildinformāciju, kas tiks importēta un norādīta pie atbilstošās kartītes. Ieteicams, izmantot komentāros norādītās ieteicamās vērtības. Tomēr iespējams nepieciešamās vērtības izveidot arī importēšanas laikā:

 

Importēšanas brīdī tiks atvērts logs, kurā jānorāda atbilstības vai jāizveido sev nepieciešamie papildinformācijas tipi

 

Excel tabulā dotas noteiktas vērtības, ko ieteicams izmanto, lai importēšanas solī nebūtu jāveido jauni papildinformācijas tipi.

Jāņem vērā noteiktās likumsakarības Papildinformācijas norādīšanai:

Nosaukums Lauks "Papildinformācijas nosaukums"	Formāts Lauks "Papildinformācija"
Kontroldatums	Datums
Līgums	Faila atrašanās vieta datorā
Summa	Summa
Nosūtīts e-pastā	Datums
Importēts	Datums
Piezīmes	Teksta lauks

 

Jumī nevar ieimportēt papildinformāciju “Līgums” vai jebkuru papildinformāciju, kurai kā formāts izvēlēts “Fails”

 

Kam jāpievērš uzmanība, veidojot Excel dokumentus?

Partneru kartītes

Partnera kartītē ir vairāki pazīmju lauki, kurus nepieciešamības gadījumā, ir jāatzīmē

Lai pazīme tiktu ievietota, Excel tabulā atbilstošajā laukā jānorāda vērtība:

1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota

0 – lauks būs tukšs

 

Adrešu lauki

Excel tabulā adrešu lauku iespējams norādīt divējādi:

• Vienā laukā visa adrese (lauks “Adreses iela” — obligāts lauks);
• Sadalījums pa adrešu laukiem (lauki “Adreses iela”, “Adreses pilsēta”….)

Adrešu atšķirīgā ievadīšana dos dažādus rezultātus adreses uzrādīšanai Jumī.

• Adrese vienā laukā:
  Jumī – visa adreses informācija tiek uzrādīta vienā laukā
  
• Adrese sadalīta atšķirīgiem laukiem
  Jumī – adrese sadalīta pa atšķirīgiem laukiem
  Ievadot adreses, jāņem vērā, ka, ja Excel tabulā netiks norādīts valsts kods, automātiski kā valsts kods tiks norādīta Latvija – LV.
  

Uzņēmuma adresēm Jumī jānorāda, vai norādītā adrese ir juridiskā vai piegādes adrese. Adrešu lauku sākumā tā tiek atzīmēta ar pazīmi .

Lai šī pazīme tiktu norādīta, Excel dokumentā atbilstošajā laukā jāieliek noteiktas vērtības:

1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota

0 – lauks būs tukšs

 

Bankas konti

Tikai strukturētajos datos iespējams uzņēmumam norādīt vairākus bankas kontus.

Lai norādītu vairākus kontus, jāņem vērā, ka obligāti jānorāda Partnera ID, kā arī jānorāda, kurš no bankas kontiem būs noklusētais, jeb konts, kurš primāri tiks piedāvāts dokumentos un maksājumu uzdevumos

1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota — noklusētais konta numurs

0 – lauks būs tukšs .

 

Preču kartītes

Detalizēts apraksts par noliktavas uzskaites veidošanu pieejams elektroniskajā rokasgrāmatā Palīgs.

Jumī preču kartītēs jānorāda preces uzskaites grupa:

• Prece;
• Pakalpojums;
• Papildizmaksas.

Excel tabulā šī pazīme jānorāda atbilstoši Jumī esošajām vērtībām:

P — Prece;

* — Pakalpojums;

+ — Papildizmaksas.

 

Preču noliktava

Ja importēšanas laikā tiek atvērts logs, kurā pietrūkst informācija par noliktavām, jāatceras, ka, veidojot jaunu partnera kartīti, jāieliek atbilstošā pazīme

 

Pavadzīmes

Jāņem vērā, ka, izmantojot vienkāršotā dokumenta formu, noliktavas dokuments drīkst saturēt tikai vienu preču rindiņu! Ja dokumentā būs vairākas rindiņas, katra rindiņa tiks ieimportēta kā atsevišķs dokuments. Ja nepieciešams ieimportēt dokumentu ar vairākām ierakstu rindām, jāizmanto strukturētais dokuments.

Veidojot preču dokumentu, jāņem vērā iepriekš aprakstītie nosacījumi par preču kartīti.

 

Excel tabulā dažu rindu nosaukumiem pievienoti komentāri, kas jāievēro, veidojot Excel tabulu. Piemēram:

“Dokuments veids” vai “Dokumenta tips (saīsinājums)”.

Jumī pavadzīmēs jānorāda dokumenta veids:

• Standarta;
• Kokmateriālu;
• Degvielas.

Pazīme nepieciešama, atbilstošā veida dokumentiem piešķirtu noteiktus laukus informācijas aizpildīšanai.

Excel tabulā atbilstošajā laukā nepieciešams norādīt nepieciešamo veidu:

 

Atbilstoši Jumī izveidotajam dokumentu tipam, tiks ieimportēti dokumenti:

Saīsinājums	Skaidrojums
Atl.dok.	Atlikuma dokuments
Iepirkš.pas.	Iepirkšanas pasūtījuma dokuments
Iepirkš.pz.	Iepirkšanas pavadzīme
Iep.preču atd.	Iepirkto preču atgriešanas pavadzīme
Norakst.	Norakstīšanas dokuments
Pārdoš.pas.	Pārdošanas pasūtījuma dokuments
Pārdoš.pz.	Pārdošanas pavadzīme
Pārd.preču atd.	Pārdoto preču atgiešanas pavadzīme
Rēķ	Rēķins
Starpnol.pārv	Starpnoliktavu pārvietošanas dokuments

 

Daļa lauku, ja tie tabulā netiks aizpildīti, tiks aizpildīti ar noklusētajām sistēmas vērtībām, piemēram:

• Dokumenta veids — standarta;
• Valūta — EUR.

 

Kravas pārvadātājs

Ja importēšanas laikā tiek atvērts logs, kurā pietrūkst informācija par partneri-kravas pārvadātāju, jāņem vērā, ka, veidojot jaunu partnera kartīti, jāieliek atbilstošā pazīme

 

Noliktava

Jāņem vērā – ja Excel tabulā nebūs norādīta Noliktava, ieimportējot dokumentus, pavadzīmē tiks uzrādīta sistēmas noklusētā noliktava, kas tiek uzrādīta Konfigurācijā.

Excel tabulā ir divi lauki, kuros jānorāda Noliktava. Jāņem vērā, ka noteiktos dokumentu veidos ir jāaizpilda noteikts lauks:

• Iepirkšanas pavadzīmē —> “Rindiņas noliktava (kurā novieto preci)”
• Pārdošanas pavadzīmē —> “Rindiņas noliktava (no kuras paņem preci)”
• Starpnoliktavas pavadzīmē —> abi lauki

 

Finanšu dokumenti

Veidojot finanšu dokumentu tabulu, jāpievērš uzmanība vairākām detaļām:

Dokumenta papildkontējums

Ja dokumentā nepieciešams papildkontējums (summas, kas netiek pieskaitītas dokumenta summai, piemēram, PVN apgrieztās maksāšanas gadījumā), Excel tabulā cilnē “Kontējumi” jāieliek pazīme laukā “Kontējuma papildkontējums (pazīmes ID)”

1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota

0 – lauks būs tukšs

 

Dokumenta valūta var atšķirites no kontējuma valūtas

Šajā gadījumā obligāti jānorāda valūta gan cilnē “Finanšu dokumenti”, gan “Kontējumi”, kā arī valūtai, kas nav EUR obligāti jānorāda valūtas kurss.

 

Ja kontējuma valūta atšķiras no dokumenta valūtas, kontējums tiks izveidots kā papildkontējums.

 

Atlikumu dokumentu importēšana

Atlikuma dokumentiem, atšķirībā no parastiem finanšu dokumentiem, ir tikai viens konts – vai nu debetā vai kredītā. Excel tabulā jānorāda viens no kontiem atbilstošajā laukā, bet otrā laukā jānorāda ieraksts “Atlikums” (bez pēdiņām)

 

Jumī tiks izveidots kontu atlikuma dokuments ar vienu kontu vienā ieraksta rindiņā

 

Lai šāds dokuments korekti izveidotos, kā dokumenta grupa jābūt norādītam “Kontu atlikuma dokuments”