Kādam nolūkam nepieciešams datus konvertēt?
Pārejot no kādas grāmatvedības sistēmas uz Jumi, būs iespējams ieimportēt Jumī:
- Partneru kartītes;
- Preču kartītes;
- Finanšu dokumentus;
- Noliktavas dokumentus;
- Banku sarakstu.
Datiem jābūt sagatavotiem XLSX tabulā ar atbilstošiem laukiem.
Datu tabula XLSX formātā jāieimportē caur Jumis datu bāzi sadaļu Konfigurēšana -> Jumis datu imports
Piemēru dokumenti
Pirms Excel dokumentu importēšanas Jumī tie jāpārveido par Jumim nolasāmiem XLSX dokumentiem.
Lai pārveidošana būtu veiksmīga, sagatavoti vienkāršoti un strukturēti Excel piemēri ar dažādiem kolonnu izkārtojumiem.
Excel piemēros kolonnu nosaukumi atbilst lauku nosaukumiem XML dokumentā, kas tiks importēts Jumī. Ar sarkanu fonu iekrāsoti minimālie obligātie lauki. Atsevišķiem laukiem komentārā pievienots neliels skaidrojums.
Saistītie lauki
Jāņem vērā, ka daži lauki tabulās ir savstarpēji saistīti, piemēram: “Dokumenta papildinformācijas nosaukums” un “Dokumenta papildinformācija”. Ja tiek aizpildīts vien no laukiem, obligāti jāaizpilda arī otrs.
Pazīmes
Jumī kartītēs ir lauki, kuriem jāieliek pazīme vai arī lauks jāatstāj tukšs. Aizpildot Excel tabulu, ieteicams apskatīties vai šo lauku nepieciešams aizpildīt vai nē.
Jāņem vērā, ko nozīmē katra pazīme:
1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota
0 – lauks būs tukšs
Aprakstā obligāti aizpildāmie pazīmju lauki ir aprakstīti. Ja pazīme nav ievietota – vienmēr eksportēšanas brīdī, tiks piemērota noklusētā vērtība .
Vienkāršotie piemēri
Vienkāršotajos piemēros visas bloka kolonnas sakārtotas vienā Excel lapā. Vienkāršotajos piemēros katram blokam iespējams pievienot tikai vienu rindiņu katrā apakšblokā.
Piemēram, katram partnerim iespējama tikai viena adrese, bankas konts, kontaktpersona un PVN numurs.
Ja nepieciešams vairāk, jālieto strukturētais piemērs.
Strukturētie piemēri
Strukturētajos piemēros galvenās bloka kolonnas izkārtotas pirmajā Excel lapā.
ID numurs
Tajā kā pirmā kolonna ir bloka ID numurs. Nākamajās lapās izvietoti bloka saistītās informācijas apakšbloki. Katram apakšblokam obligāti jānorāda pirmās lapas rindiņas bloka ID numurs. Strukturētajos piemēros izvietotas visas datu kolonnas, kādas Jumis spēj apstrādāt.
Ja programma, no kuras dati tiek eksportēti Excel formātā ID numurs netiek izgūts un tabulā ievietots, katrs lietotājs pats var to izveidot (piešķirt) vienkārši, sanumurējot partnerus, preces pieaugošā kārtībā. Excel tabulā izveidotais ID numurs Jumī netiek importēts. Tas nepieciešams tikai saistītās informācijas atpazīšanai.
Piemēram, partneru blokam kā apakšbloki ir partneru adreses, bankas konti, kontaktpersonas un PVN numuri. Pirmajā Excel lapā ir kolonna Partnera ID un katrā apakšbloka Excel lapā ir tāda pati. Tādējādi, pievienojot vienu rindiņu partnera lapā ar Partnera ID 1 un vairākas rindiņas partnera adreses lapā, kur katrai ir Partnera ID 1, tiks izveidots partneris ar vairākām adresēm.
Dokumentu importēšana
Kad Excel dokuments izveidots un saglabāts, tas jāimportē datu bāzē.
Lai to izdarītu, jāpāriet uz sadaļu Konfigurācija -> Jumis datu imports un Datu veids jāizvēlas Excel, norādot Datu importa fails – Excel fails, kuru sagatavojat.
Datu nesakritība
Importēšanas soļi Jumī aprakstīti elektroniskajā rokasgrāmatā Palīgs.
Importējot datus, visticamāk, tiks atvērti dažādi logi, kuros jānorāda atbilstība ar Jumī esošajiem sarakstiem, laukiem utml.
Ja atbilstošās informācijas Jumī nav, tā jāizveido. Nospiežot pogu , tiks atvērts atbilstošais saraksts, kurā jāizveido ieraksts.
Lai izveidotais ieraksts tiktu uzrādīts nolaižamajā sarakstā, jānospiež poga .
Papildinformācija
Visos sarakstos ierakstu rindiņai Jumī iespējams norādīt dažādu papildinformāciju (sīkāk skatīt Palīgs). Arī Excel tabulā iespējams norādīt nepieciešamo papildinformāciju, kas tiks importēta un norādīta pie atbilstošās kartītes. Ieteicams, izmantot komentāros norādītās ieteicamās vērtības. Tomēr iespējams nepieciešamās vērtības izveidot arī importēšanas laikā:
Importēšanas brīdī tiks atvērts logs, kurā jānorāda atbilstības vai jāizveido sev nepieciešamie papildinformācijas tipi
Excel tabulā dotas noteiktas vērtības, ko ieteicams izmanto, lai importēšanas solī nebūtu jāveido jauni papildinformācijas tipi.
Jāņem vērā noteiktās likumsakarības Papildinformācijas norādīšanai:
Nosaukums Lauks "Papildinformācijas nosaukums" |
Formāts Lauks "Papildinformācija" |
---|---|
Kontroldatums | Datums |
Līgums | Faila atrašanās vieta datorā |
Summa | Summa |
Nosūtīts e-pastā | Datums |
Importēts | Datums |
Piezīmes | Teksta lauks |
Jumī nevar ieimportēt papildinformāciju “Līgums” vai jebkuru papildinformāciju, kurai kā formāts izvēlēts “Fails”
Kam jāpievērš uzmanība, veidojot Excel dokumentus?
Partneru kartītes
Partnera kartītē ir vairāki pazīmju lauki, kurus nepieciešamības gadījumā, ir jāatzīmē
Lai pazīme tiktu ievietota, Excel tabulā atbilstošajā laukā jānorāda vērtība:
1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota
0 – lauks būs tukšs
Adrešu lauki
Excel tabulā adrešu lauku iespējams norādīt divējādi:
- Vienā laukā visa adrese (lauks “Adreses iela” — obligāts lauks);
- Sadalījums pa adrešu laukiem (lauki “Adreses iela”, “Adreses pilsēta”….)
Adrešu atšķirīgā ievadīšana dos dažādus rezultātus adreses uzrādīšanai Jumī.
- Adrese vienā laukā:
Jumī – visa adreses informācija tiek uzrādīta vienā laukā
- Adrese sadalīta atšķirīgiem laukiem
Jumī – adrese sadalīta pa atšķirīgiem laukiem
Ievadot adreses, jāņem vērā, ka, ja Excel tabulā netiks norādīts valsts kods, automātiski kā valsts kods tiks norādīta Latvija – LV.
Uzņēmuma adresēm Jumī jānorāda, vai norādītā adrese ir juridiskā vai piegādes adrese. Adrešu lauku sākumā tā tiek atzīmēta ar pazīmi .
Lai šī pazīme tiktu norādīta, Excel dokumentā atbilstošajā laukā jāieliek noteiktas vērtības:
1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota
0 – lauks būs tukšs
Bankas konti
Tikai strukturētajos datos iespējams uzņēmumam norādīt vairākus bankas kontus.
Lai norādītu vairākus kontus, jāņem vērā, ka obligāti jānorāda Partnera ID, kā arī jānorāda, kurš no bankas kontiem būs noklusētais, jeb konts, kurš primāri tiks piedāvāts dokumentos un maksājumu uzdevumos
1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota — noklusētais konta numurs
0 – lauks būs tukšs .
Preču kartītes
Detalizēts apraksts par noliktavas uzskaites veidošanu pieejams elektroniskajā rokasgrāmatā Palīgs.
Jumī preču kartītēs jānorāda preces uzskaites grupa:
- Prece;
- Pakalpojums;
- Papildizmaksas.
Excel tabulā šī pazīme jānorāda atbilstoši Jumī esošajām vērtībām:
P — Prece;
* — Pakalpojums;
+ — Papildizmaksas.
Preču noliktava
Ja importēšanas laikā tiek atvērts logs, kurā pietrūkst informācija par noliktavām, jāatceras, ka, veidojot jaunu partnera kartīti, jāieliek atbilstošā pazīme
Pavadzīmes
Jāņem vērā, ka, izmantojot vienkāršotā dokumenta formu, noliktavas dokuments drīkst saturēt tikai vienu preču rindiņu! Ja dokumentā būs vairākas rindiņas, katra rindiņa tiks ieimportēta kā atsevišķs dokuments. Ja nepieciešams ieimportēt dokumentu ar vairākām ierakstu rindām, jāizmanto strukturētais dokuments.
Veidojot preču dokumentu, jāņem vērā iepriekš aprakstītie nosacījumi par preču kartīti.
Excel tabulā dažu rindu nosaukumiem pievienoti komentāri, kas jāievēro, veidojot Excel tabulu. Piemēram:
“Dokuments veids” vai “Dokumenta tips (saīsinājums)”.
Jumī pavadzīmēs jānorāda dokumenta veids:
- Standarta;
- Kokmateriālu;
- Degvielas.
Pazīme nepieciešama, atbilstošā veida dokumentiem piešķirtu noteiktus laukus informācijas aizpildīšanai.
Excel tabulā atbilstošajā laukā nepieciešams norādīt nepieciešamo veidu:
Atbilstoši Jumī izveidotajam dokumentu tipam, tiks ieimportēti dokumenti:
Saīsinājums | Skaidrojums |
---|---|
Atl.dok. | Atlikuma dokuments |
Iepirkš.pas. | Iepirkšanas pasūtījuma dokuments |
Iepirkš.pz. | Iepirkšanas pavadzīme |
Iep.preču atd. | Iepirkto preču atgriešanas pavadzīme |
Norakst. | Norakstīšanas dokuments |
Pārdoš.pas. | Pārdošanas pasūtījuma dokuments |
Pārdoš.pz. | Pārdošanas pavadzīme |
Pārd.preču atd. | Pārdoto preču atgiešanas pavadzīme |
Rēķ | Rēķins |
Starpnol.pārv | Starpnoliktavu pārvietošanas dokuments |
Daļa lauku, ja tie tabulā netiks aizpildīti, tiks aizpildīti ar noklusētajām sistēmas vērtībām, piemēram:
- Dokumenta veids — standarta;
- Valūta — EUR.
Kravas pārvadātājs
Ja importēšanas laikā tiek atvērts logs, kurā pietrūkst informācija par partneri-kravas pārvadātāju, jāņem vērā, ka, veidojot jaunu partnera kartīti, jāieliek atbilstošā pazīme
Noliktava
Jāņem vērā – ja Excel tabulā nebūs norādīta Noliktava, ieimportējot dokumentus, pavadzīmē tiks uzrādīta sistēmas noklusētā noliktava, kas tiek uzrādīta Konfigurācijā.
Excel tabulā ir divi lauki, kuros jānorāda Noliktava. Jāņem vērā, ka noteiktos dokumentu veidos ir jāaizpilda noteikts lauks:
- Iepirkšanas pavadzīmē —> “Rindiņas noliktava (kurā novieto preci)”
- Pārdošanas pavadzīmē —> “Rindiņas noliktava (no kuras paņem preci)”
- Starpnoliktavas pavadzīmē —> abi lauki
Finanšu dokumenti
Veidojot finanšu dokumentu tabulu, jāpievērš uzmanība vairākām detaļām:
Dokumenta papildkontējums
Ja dokumentā nepieciešams papildkontējums (summas, kas netiek pieskaitītas dokumenta summai, piemēram, PVN apgrieztās maksāšanas gadījumā), Excel tabulā cilnē “Kontējumi” jāieliek pazīme laukā “Kontējuma papildkontējums (pazīmes ID)”
1 – nozīmē, ka pazīme tiks ievietota
0 – lauks būs tukšs
Dokumenta valūta var atšķirites no kontējuma valūtas
Šajā gadījumā obligāti jānorāda valūta gan cilnē “Finanšu dokumenti”, gan “Kontējumi”, kā arī valūtai, kas nav EUR obligāti jānorāda valūtas kurss.
Ja kontējuma valūta atšķiras no dokumenta valūtas, kontējums tiks izveidots kā papildkontējums.
Atlikumu dokumentu importēšana
Atlikuma dokumentiem, atšķirībā no parastiem finanšu dokumentiem, ir tikai viens konts – vai nu debetā vai kredītā. Excel tabulā jānorāda viens no kontiem atbilstošajā laukā, bet otrā laukā jānorāda ieraksts “Atlikums” (bez pēdiņām)
Jumī tiks izveidots kontu atlikuma dokuments ar vienu kontu vienā ieraksta rindiņā
Lai šāds dokuments korekti izveidotos, kā dokumenta grupa jābūt norādītam “Kontu atlikuma dokuments”
Komentāri
0 comments
Lūdzu ieejiet lai varētu pievienot komentāru.