Algu grāmatojumu automātiskā veidošana un eksports uz Jumi iespējams tikai mākoņpakalpojumā!

 

Esam izveidojuši iespēju veidot automātiskus algu grāmatojumus un tos eksportēt uz sistēmu Jumis.

Jaunajā funkcionalitātē Jūs varat izveidot grāmatojumus pa visām algu saraksta summām gan pa struktūrvienībām, gan pa kopsummām.

Lai process būtu veiksmīgs, izejiet grāmatojumu procesa veidošanu soli pa solim!

 

1.solis – kontu plāna un budžeta kodu sinhronizācija

Lai veidotu grāmatojumu shēmu, nepieciešams Personālā veikt kontu plāna sinhronizāciju.

Lai veiktu kontu plāna sinhronizāciju, navigācijas paneļa nolaižamajā sarakstā Citi iestatījumi jāizvēlas Kontu plāns un atvērtajā logā jānospiež poga Sinhronizēt ar Jumi

Ja grāmatojumos izmantojat budžeta kodus, izvēršamajā sarakstā Budžeta kodi jāveic saraksta sinhronizācija.

Piemērs ar budžeta kodu sinhronizāciju

Jumī esošais budžeta kodu saraksts

Personālā budžeta kodu saraksts pēc sinhronizācijas

Nav jāgaida, kad sinhronizācija konkrētā sarakstā tiks pabeigta. Droši var pārvietoties uz nākamo sadaļu, lai turpinātu darbu – sistēma informēs par veiksmīgu vai neveiksmīgu konkrētā saraksta sinhronizāciju, neatkarīgi no sadaļas, kurā atradīsieties.

Pēc sinhronizācijas ieteicams pārbaudīt, vai dati ir pareizi sinhronizējušies, un atbilstoši datiem Jumī.

2.solis – grāmatojumu iestatījumu izveidošana

Navigācijas paneļa nolaižamajā sarakstā Citi iestatījumi jāizvēlas Grāmatojuma veidnes. 

Cilnē Grāmatojuma veidnes izveidota iespēja veidot algu grāmatojuma veidnes:

• Pa struktūrvienībām vai,
• Pa kopsummām,
• Kā arī pa darbiniekiem.

• Pa struktūrvienībām – grāmatojumu shēmu varēsiet veidot katrai struktūrvienībai atsevišķi.
• Kopsummas – grāmatotas tiks algu aprēķinā norādītās kopējās summas, piemēram, bruto alga u.tml.
• Atzīmējot ķeksīšlauku Pa darbiniekiem, katram darbiniekam tiks izveidots atsevišķs finanšu dokuments (grāmatojums) 1. grāmatojumu izveidošanas principi

Grāmatojumu veidošanas principi ir vienādi gan, grāmatojot pa struktūrvienībām, gan kopsummas. Atšķirība ir tikai tajā, ka, grāmatojot pa struktūrvienībām, katrai struktūrvienībai var norādīt atšķirīgus kontus. Grāmatojot kopsummas, būs tikai kopējo algas saraksta kopsummu nogrāmatošana.

Cilnē Grāmatojumu veidnes no nolaižamā saraksta jāizvēlas princips, pēc kura nepieciešams veikt grāmatojumu (Grāmatojuma pamatprincips).

Nākamajā laukā var norādīt dokumenta piezīmes (Piezīmes). Informācija no šī lauka tiks ierakstīta Jumī finanšu dokumenta laukā Piezīmes.

Tālāk seko tabula, kurā ir grāmatojamo summu saraksts un kontu norādīšanas iespējas. Ja izmantojat budžeta kodus – varat norādīt arī budžeta kodus.

Tabulā ir iekļautas visas summas, kas ir algu sarakstā.

Konti jānorāda tām summām, kuras nepieciešams nokontēt.

Kontu var izvēlēties, izmantojot nolaižamo sarakstu vai ierakstot kontu attiecīgajā laukā (konts tiks piemeklēts no sinhronizētā saraksta).

 

Grāmatojot pa kopsummām, nogrāmatotas tiks algu saraksta kopsummas pa summu tipiem.

Izvēloties papildiespēju Pa darbiniekiem – katram darbiniekam tiks izveidots atsevišķs finanšu dokuments.

Lai ērtāk varētu pārbaudīt izveidotos grāmatojumus, grāmatojamās summas var sagrupēt pa summu veidiem

 

Tabula tiks sagrupēta. Katru sagrupēto ierakstu var atvērt.

 

Lai saglabātu veidni – obligāti nospiediet pogu Saglabāt!

Grāmatojumu iestatījumu tabulu var eksportēt uz Excel.

2.2. Grāmatojumu veidnes eksports uz Excel

Grāmatojumu veidni var eksportēt uz Excel. Ja eksportam tiks izvēlēta grupētā veidne, tā Excel formā tiks importēta sagrupētā veidā ar atvērtiem sarakstiem (attēlā – tabula sagrupēta un atvērtā veidā uzrādītas tikai divas summu tipu grupas)

 

3.solis – darbinieku kartīšu sinhronizācija

3.1. Sinhronizācija Personāls > Jumis

Lai grāmatojumu eksports uz jumi būtu ātrāks un veiksmīgs process, ieteicams pirms algu grāmatojumu veidošanas un eksporta uz Jumi, veikt darbinieku sinhronizācijas procesu. Sinhronizācija notiek arī eksportēšanas laikā, bet, ja Jumī darbinieku saraksts atšķirsies no Personālā esošajiem darbiniekiem (piemēram, ir ievadīti vairāki darbinieki ar vienādiem vārdiem un uzvārdiem, ar vienādiem personas kodiem) dati var tikt nepareizi interpretēti, un grāmatojumi var tikt izveidoti neatbilstošiem darbiniekiem. Sinhronizācijas process ir vienvirziena: no Personāla uz Jumi. Sinhronizācijas laikā tiek veikta darbinieku atbilstības pārbaude: vārds, uzvārds, personas kods.

Netiek sinhronizēti arhivētie darbinieki!

Lai veiktu sinhronizāciju, darbinieku sarakstā jānospiež poga Sinhronizēt ar Jumi. Tiks sākta darbinieku kartīšu sinhronizācija.

Tiks atvērts sinhronizācijas logs, kurā informācija sadalīta divās sadaļās (ja ir bijusi darbinieku sinhronizācija veikta jau iepriekš) un katras sadaļas tabula sadalīta divās daļās – Informācija Jumis Personāls un Atbilstošie dati (piemeklēti atbilstošie dati Jumī) : 

• Sinhronizētie darbinieki – darbinieki, kuriem kartītes Jumī izveidotas iepriekšējās sinhronizācijas rezultātā
• Nesinhronizētie darbinieki – darbinieki, kuru kartītes nav sinhronizētas. Šajā sarakstā informācija var būt atšķirīga. Ja darbiniekam nekāda atbilstība nav piemeklēta, tad tiek uzrādīts ieraksts Persona datu bāzē nav atrasta un pievienota sarkana poga ar izsaukuma zīmi. Ja Jumī ir atrasts līdzīgs ieraksts (vārds, uzvārds vai personas kods), tad ierakstam blakus ir oranža poga ar izsaukuma zīmi.

Uzklikšķinot uz ieraksta rindas

Tiks atvērts saraksts ar Jumī esošo darbinieku kartītēm, kur no saraksta jāizvēlas atbilstošā kartīte, ar kuru jāveic sinhronizācija un sasaiste. Liekā kartīte Jumī ir jādzēš, lai tur neglabātos lieki vai nepareizi dati.

Pēc kartīšu sasaistes, jāatzīmē sarakstā tie darbinieki, kuriem jāizveido kartītes Jumī un jānospiež poga Pabeigt

Jumī tiks izveidotas iztrūkstošās kartītes

 

 

Ja visas kartītes jau bijušas sinhronizētas, tiks atvērts paziņojums

 

 

3.2. Darbinieku pārbaude Jumī

Ieteicams pirms sinhronizācijas procesa sākšanas, veikt datu atbilstības pārbaudi Jumī, t.i., pārbaudīt, vai nav ievadīti darbinieki ar vienādiem vārdiem un uzvārdiem, vai vienādiem personas kodiem, vai vispār personas kods darbiniekam nav norādīts. Ja šādi darbinieki ir ievadīti, nepieciešams veikt datu sakārtošanu, dzēšot liekās darbinieku kartītes. Ja ir vairākkārtīgi ievadīti darbinieki un tie jau ir izmantoti sistēmā, kas liedz dzēst datus, nepieciešams veikt kartīšu savienošanu, izmantojot iespēju pārnest datus no viena partnera uz citu, tādējādi radīsies iespēja dzēst liekās kartītes.

3.3. Darbinieku saraksta sakārtošana Jumī

Cilnē Konfigurēšana grupā partneri nospiežot uz pogas Partneri apakšējās daļas, tiks atvērts nolaižamais saraksts ar izvēlnēm, kurā izvēloties izvēlnes elementu Vairākkārt ievadīti partneri, var meklēt visus līdzīgos partnerus vai pārbaudīt kādu konkrētu partneri un atrast tam līdzīgos.

 

Partneru salīdzināšana notiek pēc nosaukuma, nodokļu maksātāja numura, uzņēmuma reģistrācijas numura, fiziskām personām - pēc personas koda. Kad līdzīgie partneri atrasti, var veikt to nomaiņu.

 

 

Ja viens un tas pats partneris sistēmā ievadīts vairākas reizes, jo pieļauta kļūda, partneri reģistrējot, risinājumā Jumis ir ērta iespēja meklēt partnerus ar līdzīgiem nosaukumiem un pēc tam veikt tiem izrakstīto dokumentu apvienošanu. Piemēram, ievadīts Uldis Bērziņš un Bērziņš Uldis, katram izrakstīti vairāki dokumenti. Lai uzskaite būtu pareiza, visos dokumentos ieteicams norādīt vienu un to pašu partneri. Atvērt katru dokumentu un mainīt partneri (it īpaši, ja tie ir apstiprināti noliktavas dokumenti) ir diezgan sarežģīti, tādēļ var izmantot speciālas iespējas.

Cilnē Konfigurēšana grupā partneri nospiežot uz pogas Partneri apakšējās daļas, tiks atvērts nolaižamais saraksts ar izvēlnēm, ar kuras palīdzību varat norādīt, ko vēlaties darīt - meklēt vairākkārt ievadītos partnerus vai veikt partneru nomaiņu dokumentos. Partnera nomaiņu parasti izmanto gadījumā, kad jau zināms, ka partneri ir ievadīti atkārtoti un ka jāveic korekcijas. Ja izvēlaties šo iespēju, tiek atvērta forma, kurā jāizvēlas partneri.

 

Formas augšējā daļā izvēlētā partnera dokumenti tiks piesaistīti formas apakšējā daļā izvēlētajam partnerim. Līdz ar to augšējā daļā izvēlētais partneris vairs nebūs piesaistīts nevienam dokumentam un to varēs izdzēst.

Pēc partnera norādīšanas zem šī lauka tiek parādīta papildu informācija, kas raksturo šo partneri, - lai operācija tiek veikta ar pareizo partneri. Noklikšķinot uz pogas , var apskatīties, kuros dokumentos un cik reižu partneris ir ticis izmantots.

Kad norādīts, kuru partneri uz kuru mainīt,

 

jānoklikšķina uz atbilstošās pogas formas apakšējā daļā, lai veiktu partnera nomaiņu. Pēc nomaiņas atverot informāciju par partneri, kas ievadīts formas augšējā daļā, redzams, ka partneris vairs netiek izmantots dokumentos. Lai novērstu kļūdas turpmākajā darbā ar sistēmu, pēc šīs operācijas veikšanas ieteicams partneri uzreiz izdzēst no partneru saraksta. 3.4. Jaunas darbinieka kartītes veidošana

Veidojot jaunu darbinieka kartīti,  saglabāšanas brīdī Personāls piedāvā veikt sinhronizāciju un izveidot analogu kartīti Jumī

4. solis – grāmatojumu izveidošana algu sarakstā

Pēc grāmatojuma shēmas izveidošanas iestatījumos var veikt algu saraksta grāmatošanu.

Grāmatošana veicama algu sarakstā, nospiežot pogu Grāmatojums Jumim

Ja grāmatojumu veidne nav aizpildīta, tiks atvērts paziņojums. Uzklikšķinot uz saites paziņojumā, tiksiet pārvirzīti uz grāmatojuma shēmu

Ja grāmatojumu shēma ir aizpildīta, tiks izveidots grāmatojums atbilstoši shēmai iestatījumos

Grāmatojumu shēma pieejama cilnē Grāmatojumi.

Kopsummu grāmatošana

Pa struktūrvienībām

Pa darbiniekiem

4.1. Pārgrāmatošana

Ja nepieciešams veikt pārgrāmatošanu (piemēram, veiktas izmaiņas algu aprēķinā un šīs izmaiņas jāfiksē grāmatojumā), atkārtoti jānospiež poga Grāmatojums Jumim

Tiks atvērts paziņojums, kurā, nospiežot pogu Labi, tiks veikts pārgrāmatojums, bet nospiežot pogu Nē – iesāktā darbība tiks atcelta

Ja grāmatojums bijis eksportēts uz Jumi, saraksts pirms pārgrāmatošanas jāatbloķē. Atbloķēšanas brīdī tiks atvērts paziņojums

 

 

	Lai pārgrāmatotu eksportētu grāmatojumu – jādzēš grāmatojums Jumī!
	Lai pārgrāmatotu eksportētu grāmatojumu – jādzēš grāmatojums algu aprēķinā!

5. solis – eksports uz Jumi

Lai grāmatojumu eksportētu uz Jumi, obligāti jānorāda grāmatojuma datums laukā Grāmatojuma datums Jumī un jānospiež poga Eksportēt uz Jumi

 

Jumī tiks izveidots grāmatojums

 

 

Pēc grāmatojuma eksporta, algu saraksts tiek bloķēts, lai izvairītos no nejaušām izmaiņas nogrāmatotā sarakstā

 

Piemēri

1. Kopsummu grāmatošana

1.1. Grāmatojumu veidnes izveidošana

Izvēloties veidot grāmatojumu pa kopsummām, no nolaižamā saraksta jāizvēlas grāmatošanas veids

 

Ja nepieciešams, aizpilda piezīmju lauku Piezīmes.

Pēc tam atbilstošajiem summu tipu laukiem norāda grāmatojumu (obligāti debets un kredīts) un, ja nepieciešams, arī budžeta kodu un kontējuma piezīmes.

 

Lai saglabātu veidni – obligāti nospiediet pogu Saglabāt!

 

 

1.2. Grāmatojums algu sarakstā

Kad izveidotas grāmatojuma veidnes, var veikt grāmatošanu.  

Atvērtā algu sarakstā jānospiež poga Grāmatojums Jumim

Grāmatojums tiek uzrādīts cilnē Grāmatojumi.

 

Jumī tiks izveidots viens finanšu dokuments, kurā iekļauti visi grāmatojumi pa kopsummām

 

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

2. Pa struktūrvienībām

2.1. Grāmatojumu veidnes izveidošana

Izvēloties veikt grāmatojumu pa struktūrvienībām, jānorāda struktūrvienības nosaukums (jāizvēlas no nolaižamā saraksta). Ja nepieciešams, norāda piezīmju laukā Piezīmes. Pēc tam atbilstošajiem summu tipu laukiem norāda grāmatojumu (obligāti debets un kredīts) un, ja nepieciešams, arī budžeta kodu un kontējuma piezīmes.

 

 

Atgādinām, ka, lai būtu ērtāk pārbaudīt, kādi grāmatojumi pievienoti, var veikt grupēšanu pēc summu veidiem. Summas tiks sagrupētas pa veidiem izvēršamajos sarakstos.

Lai pievienotu nākamo struktūrvienību – jāatver izvēršamais saraksts un no struktūrvienību saraksta jānorāda struktūrvienība, kurai veidot grāmatojumus. Tālākās darbības analogas aprakstam.

Katrai struktūrvienībai jāizveido grāmatojuma veidne

 

Lai saglabātu veidni – obligāti nospiediet pogu Saglabāt!

2.2. Grāmatojums algu sarakstā un Jumī pa struktūrvienībām

Kad izveidotas grāmatojuma veidnes, var veikt grāmatošanu.  

Atvērtā algu sarakstā jānospiež poga Grāmatojums Jumim. Katrai struktūrvienībai tiks izveidots grāmatojums atbilstoši iestatījumos norādītajiem kontiem

Jumī tiks izveidots viens finanšu dokuments, kurā iekļauti visi grāmatojumi pa struktūrvienībām

 

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

Algu grāmatojumu automātiskā veidošana un eksports uz Jumi iespējams tikai mākoņpakalpojumā!

3. Pa darbiniekiem
   • Grāmatojumu veidnes izveidošana
     • Kopsummas pa darbiniekiem

Lai veiktu grāmatojumu pa darbiniekiem (katram darbiniekam tiktu izveidots savs finanšu dokuments Jumī), nepieciešams ielikt pazīmi Pa darbiniekiem

• Grāmatojums algu sarakstā un Jumī

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

 

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

 

Grāmatojumi katram darbiniekam, atbilstoši grāmatojumam par kopsummām norādītajiem kontiem

 

• Struktūrvienības pa darbiniekiem

Lai veiktu grāmatojumu pa darbiniekiem (katram darbiniekam tiktu izveidots savs finanšu dokuments Jumī), nepieciešams ielikt pazīmi Pa darbiniekiem

 

• Grāmatojums algu sarakstā un Jumī

Grāmatošanas, pa darbiniekiem, darbības ir identiskas pārējiem grāmatošanas principiem – algu sarakstā jānospiež atbilstošā poga.

Grāmatojums pieejams cilnē Grāmatojumi.

 

Atšķirība tā, ka katram darbiniekam tiek izveidots savs grāmatojums un Jumī – atsevišķs finanšu dokuments

 

Grāmatojumi katram darbiniekam, atbilstoši grāmatojumam par struktūrvienībām norādītajiem kontiem

 

Algu grāmatojumi pieejami tikai mākoņpakalpojumā!

Darbību vēsture

Visas darbības, kas tiek veiktas algu sarakstā saistībā ar grāmatojumu veikšanu, tiek uzkrātas cilnē Darbību vēsture